A gestão por processos pode ajudar no desenvolvimento organizacional

A gestão por processos é essencial para o aumento da produtividade dos colaboradores de uma organização, tanto para aqueles que desempenham funções gerenciais como para as funções operacionais. “Na medida em que os colaboradores liberam seu tempo precioso, que antes era dedicado às rotinas, a preciosidade deste tempo liberado, cada vez mais escasso, reforça a importância dos processos numa organização”, explica Silvio Costa, sócio-diretor do Instituto MVC e professor da FGV.

"Os processos podem eliminar eventuais improvisos no cotidiano das empresas "

Segundo Silvio, a gestão adequada dos processos elimina eventuais improvisos no cotidiano das empresas, já que os procedimentos estão previamente definidos e padronizados. Isso acontece porque, ainda na fase de planejamento, já existe uma definição dos métodos para solução dos problemas, antes deles acontecerem.

Nesse cenário, o professor garante que é possível perceber que as soluções dos problemas tem menor dependência dos talentos humanos, pois se baseiam no plano de trabalho previamente definido. Por depender menos da capacidade de solução de problemas individuais dos profissionais, a instituição pode ter desempenho superior mesmo com uma equipe menos experiente ou que tenha recebido menos treinamento.

Para adoção da gestão por processos, a conscientização da organização como um todo é muito importante à tomada de decisão. Toda mudança em um sistema pode gerar desconforto e pode não ser tão bem recebida, dessa maneira, a informação prévia sobre a relevância da nova estrutura é fundamental.

A adaptação ou não da estruturação dos processos está relacionada à cultura organizacional. A posição de seus líderes é refletida na cultura da empresa, por isso, se principalmente a liderança não se envolver no desenvolvimento e implantação dos processos de trabalho, a instituição não alcançará a eficácia desejada.

Informar, capacitar, acompanhar as atividades e definir formas de avaliação pode ajudar na busca pela excelência dos processos. “Ao definir que a empresa vai implantar a estrutura por processos como modelo de gestão, a liderança precisa adotar um formato eficaz de comunicação a todos os envolvidos, direta e indiretamente”, orienta Silvio.

O consultor enfatiza que a implantação da gestão por processos deve fazer parte do planejamento estratégico da empresa. Após a decisão de querer adaptar a nova estrutura, é preciso estabelecer um plano de ação para análise das principais rotinas e atividades da empresa, gerando um cronograma e definindo prioridades. Com a definição das atividades que serão priorizadas, inicia-se o mapeamento das rotinas daquelas atividades, identificando os stakeholders envolvidos, os prazos e os resultados desejados. Este mapeamento tem como objetivo desenhar a sequência lógica de um passo a passo de cada atividade desempenhada.

Em seguida vem a etapa que definirá como as atividades devem ser, preferencialmente, desenvolvidas, com o apontamento das alternativas de condutas recomendadas e esperadas dos profissionais envolvidos. “Estas decisões e comportamentos possíveis precisam estar alinhados com os cenários, previamente identificados”, comenta o professor.

Em instituições com ambientes conturbados, a estruturação das atividades pode ser uma ferramenta capaz de reverter a situação. “Quando o processo de trabalho está previamente definido, as pessoas se sentem mais seguras, pois já sabem de antemão o que devem fazer e o que podem esperar de seus pares, superiores e subordinados. Não definir o procedimento de cada atividade da empresa aumenta a chance de conturbar ainda mais o ambiente e ainda desgastar os colaboradores ou as áreas”, afirma Silvio.

Muitas vezes, nas organizações, investe-se mais tempo e atenção em consertar algum equívoco no fluxo laboral, do que propriamente organizá-lo, evitando que o erro aconteça. Isso acaba gerando um ciclo, conforme afirma o consultor. “Este ciclo é um redutor permanente de produtividade, que perpetua o baixo desempenho com alto nível de exigência da presença do líder”.

Em todos os tipos e tamanhos de corporações pode-se engajar o uso dos processos de trabalho. Em atividades que dependem de criatividade, o uso se limita, já que esses, de certa forma, “engessam” a atividade dos profissionais.

“Instituições, áreas ou atividades que dependem da criatividade e improvisação para obter sucesso apresentam um espaço mais restrito para a implantação dos processos, mas ainda assim, sempre é possível implantar processos de trabalho para organizar os procedimentos mais comuns nessas áreas”.

Fonte: Revista Perspectiva (Junho de 2013)